Gestão

Sebrae Goiás implementa moderno sistema de gestão patrimonial

Identificação por rádio frequência (RFID) é a denominação do sistema que possibilita gestão efetiva dos ativos imobilizados




Um dos maiores problemas que organizações privadas, públicas e de economia mista enfrentam é ter a gestão efetiva dos chamados ativos imobilizados. Ou seja, esses são todos os bens patrimoniais das empresas, compostos por mobiliário, equipamentos, veículos, prédios, dentre outros itens e objetos.

O Sebrae Goiás possui diversos bens patrimoniais alocados em nos municípios do Estado de Goiás. Estes objetos necessitam de controles, registros e acompanhamento, o que até então eram realizados de forma totalmente manual, cujo tempo médio para conclusão do processo de inventário do seu ativo patrimonial levava em torno de três meses.

Sabedores desta dificuldade, o Gerente da Unidade de Administração do Sebrae Goiás, Carlos Vinícius Parreira Aires, e o analista Renato Gertrudes Pereira encontraram uma solução tecnológica de Identificação dos bens por rádio frequência (RFID), solução esta que proporciona eliminação de custos, otimização de tempo e principalmente, confiabilidade e transparência no processo de gestão dos ativos patrimoniais da instituição.

A inspiração se deu ainda em 2019, quando realizaram um benchmarking em um dos órgãos do governo federal e foi demonstrado que, com a solução de RFID, seria possível a realização do processo de inventário daquele órgão, com algo em torno de 100 mil bens, em um prazo de 15 dias.

 

 

Desde então o Sebrae Goiás se aprofundou no estudo desta solução e, com aval da sua  Unidade de Tecnologia e Comunicação, iniciou todo processo de contratação, por meio da elaboração de termo de referência e confecção de toda a documentação necessária para a aquisição do software e dos equipamentos.

Em 2020, por efeito da pandemia, o trabalho teve um recuo em função da impossibilidade de deslocamentos necessários à implantação dos chips identificadores, mas no início de abril de 2021, o processo licitatório foi concluído, tendo como vencedora a empresa IBIAEON, cuja proposta apresentada foi um sistema ainda mais moderno do que a solução evidenciada em 2019.

O processo de instalação das placas de identificação nos bens patrimoniais do Sebrae Goiás foi executado no período de junho a agosto de 2021 e, no mês de setembro deste ano foi promovida a capacitação dos colaboradores da sede administrativa e das 12 agências de atendimento com finalidade de proporcionar conhecimentos necessários à operação do sistema e que poderão atuar na condução do processo de gestão patrimonial. Com isto, o Sebrae Goiás foi o pioneiro no sistema na implementação deste tipo de solução.

“Queremos fazer um inventário de todos os bens em tempo recorde. Acredito que poderemos fazer tudo em dois ou três dias, coisa impensável antes”; “Vamos ganhar tempo, o que é um bem precioso e poderemos fazer o balanço mais vezes ao ano, ante a uma única vez que fazíamos antes”, diz o analista Renato Gertrudes.

Já o Gerente da Unidade de Administração, Carlos Vinicius Aires, diz que a tecnologia vai gerar maior ganho em efetividade dos trabalhos, transparência e assertividade, garantindo atendimento aos requisitos de compliance, princípios contábeis, além de promover ações de mitigação de riscos.

As expectativas são extremamente positivas em todos os aspectos, inclusive com a probabilidade de termos um inventário com 100% dos bens patrimoniais estarem conforme informações registradas nos sistemas ERP, diz Carlos Vinicius Aires.

Neste ponto Renato enfatiza que, antes mesmo da implementação da solução RFID, o Sebrae Goiás obteve excelentes resultados quando da ocasião do inventário dos bens, cujo relatório elaborado pela empresa contratada apontou para um dos melhores índices já alcançados, com índice de assertividade de quase 100%, fruto de muito esforço, dedicação, trabalho em equipe e compromisso.